１．オフィス移転は最低でも6か月前から

オフィス移転の理由は

「規模拡大に伴う人員の拡張」

「ビルの老朽化や再開発に伴う立ち退き」

「営業戦略上の立地・エリアの変更」

など会社によってさまざまあります。

ただ、一般的なオフィスの賃貸借契約では「解約には6ヶ月前に通知」を明記している場合がほとんどです。

つまり、新しいオフィスを探す期間などを考慮すると、どの会社も6ヵ月より前から移転計画を準備する必要があります。

 

4月移転を希望する場合の簡単な移転スケジュールを見てみましょう。

 

このようにオフィス移転では大きく分けて6つの作業が発生します。

移転プランニング

移転プランニングでは「移転方針」「移転スケジュール」などを計画します。
移転方針は何のために移転をするのかの目的を明確にし、現オフィスの問題点などをピックアップすることで、移転作業をスムーズに進めることができます。

会社の規模によっては「オフィス移転チーム」を発足し、計画を進める場合もあります。

賃貸オフィス探し

移転方針をもとに目的が達成できる賃貸オフィスを探します。現在、東京都内では約97％のオフィスが埋まっている状況です。オフィス探しの際は複数条件を設定し、優先順位の高いものから絞っていく必要があります。また、移転の目的が達成できる物件がない場合は、移転予定日を延期するという判断も重要です。オフィスの空室状況は時期やタイミングよって日々変わりますので、気に入ったオフィスの空室が出るまで待つのも戦略の一つです。

オフィスプランニング

賃貸オフィスは退去時の原状回復が義務付けられている物件が多く、入居する際は内装工事が必要となります。移転前のオフィスでの問題点や改善点から、最適なオフィスレイアウトをプランニングしましょう。リフレッシュスペースなどのレイアウトは社員にアンケートをとるのも良いでしょう。

契約届け出

現オフィスの解約と新オフィス都の契約の準備を行います。賃貸借契約の記載されている期間よりも早く解約する場合、解約違約金を支払う必要があります。違約金の相場は賃料の3か月分と言われているので、解約前に賃貸借契約書を確認しておきましょう。

移転準備

オフィス移転をする為の業者選びから各種省庁への手続きを行います。費用は時期やオフィス面積によって差はありますが、複数業者から見積もりを取るようにしましょう。
また、各省庁への手続は移転後に提出可能なものもあるので、あせらず計画的に提出しましょう。

内装工事・引っ越し

オフィス移転は1日もしくは2日で行い、次の日には営業を再開するのが一般的です。その為、内装工事のスケジュールが遅れると引越し作業に影響がでるので、余裕を持った計画を立てることも重要です。また、引っ越し作業は発送・搬入がスムーズに行えるように、社員用に簡単なマニュアルを作成するといいでしょう。

 

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