移転先のオフィスが決まったら現オフィスの解約手続きが必要になります。
オフィス賃貸の場合、6カ月前の解約予告が一般的ですが、入居時に交わした賃貸借契約書を事前に確認しましょう。

解約予告期間とは？

オフィスオーナーや管理会社に退去申請を行うことを解約予告と言います。先述しましたが、一般的に解約予告は退去希望日の6ヵ月前までに申請する必要があり、解約予告を行ってから実際の退去日までの期間を解約予告期間と言います。

入居時に交わした賃貸借契約書に記載した期間より後に解約予告を行ったり、解約予告期間中に退去日を早めたりするなどの違反を行うと解約違約金を支払う必要があります。

解約違約金

契約期間満了時以外に解約が行われた場合には違約金が発生します。最近では短期間でのオフィス移転を防ぐために、最低契約期間を設けるケースも多いです。この場合は、たとえ6ヵ月まえに解約予告を行ったとしても最低契約期間内であれば違約金を支払う必要があります。
解約違約金の相場は賃料の3か月分が一般的です。引っ越し費用や新しいオフィスとの契約金に加えて、3か月分の違約金を支払うのは負担が大きいので、オフィス移転の話が具体化する前に賃貸借契約書を確認しておくと良いでしょう。

解約予告を出す前に新しいオフィスを決めておく

オフィス探しは予想以上に時間がかかります。特に東京などの都心では97％のオフィスビルが埋まっていると言われたおり、3％の中から希望に沿ったオフィスを見つけるのは容易ではありません。

一度解約予告を出すと、オフィスオーナーも空き予定物件として次の入居者を探し始めるので、解約予告を取り消すことは基本的にできません。

解約予告を行う際は新しいオフィスとの契約が決まった後に、余裕をもって行うと良いでしょう。

新しいオフィスは現オフィス解約の2か月前から契約

新しいオフィスの契約はオフィスの規模にもよりますが、現オフィスの解約日2か月前ぐらいから契約を開始するのが一般的です。

オフィスは退去時に原状回復を行うので、入居する際は逆に何もない状態で入居することになります。
なのでそこからフロアやネット環境など内装工事を行い、デスクや書類など現オフィスからの引っ越し作業を含めると2か月もしくは最低でも1カ月は必要になります。

この期間は2つのオフィスに月額費用を支払うことになりますので、事前に支払い計画を立てておくと良いでしょう。