移転先が決まったら契約の準備

オフィスの内見も終わり、移転先が決まったら契約の準備に入ります。仲介業者やビルオーナーと話が済んでいても、すぐに契約にはなりません。契約までには「入居申し込み」と「審査」が必要になります。

「入居申し込み」とは？

入居申し込みはビルオーナーに対し、移転の意思があることを示すために行います。
申込書・必要書類さらにオフィスによっては手付金が必要となります。

■申込書

一般的な申込書と同じく、移転意志があることを記した書類です。申込書には法的拘束力はありませんので、提出した後にキャンセルすることも可能です。
人気のオフィスには移転依頼が殺到しますので、移転先が決まったらなるべく早く申込書を提出しましょう。

■必要書類

申し込み時には一般的に以下の書類の提出が求められます。

• 登記簿謄本

• 事業計画書

• 決算書（1〜3期分）

ベンチャー企業や会社を設立したばかりの会社では、代表の資産状況も確認されるケースもあります。

■手付金

申し込みは契約とは違い、他社が先に申し込みをしていたり、あるいは条件交渉によってはキャンセルとなる場合がございます。条件に合ったオフィスを抑えるために、手付金を支払う場合がございます。
手付金の多くは保証金や敷金の一部を前もって支払うケースが多く、本契約を結んだ際に差し引かれる場合がほとんどです。

オフィス移転の審査

オフィス賃貸では主に「業種」と「支払い能力」が審査されます。
「業種」は会社がどのような仕事をしていて、今後業界自体が衰退してしまうことがないかを確認します。飲食店やスタジオなどオフィス・事務所以外での利用を認めていない場合は、審査に通りません。大手ビルになると帝国データバンクなどの情報を参照し、会社全体を詳しく調べ上げるので、実績の少ないベンチャー企業は審査に通りづらくなります。

「支払い能力」は必要書類として提出した決算書と金融機関の信用情報をもとに審査されます。直近の1年分の決算が黒字だとしても、過去の決算に大きな赤字があったり、信用の焦げ付きがある場合は審査に通りづらくなります。

現オフィスの解約手続きは審査に通ってから

実績や支払い能力に問題がない場合でも、申し込みの段階では確実に契約できるわけではないので、現オフィスの解約手続きは必ず審査に通って契約が決まってから行いましょう。
審査期間はビルオーナーによって変わります。

• 個人オーナー・・・2日～5日
• 法人オーナー・・・3日～1週間
• 大手ビルオーナー・・・10日～2週間

特に大手ビルに関しては審査に時間がかかるので、余裕をもって申し込みを行いましょう。

最終的な費用の支払いは

審査通ると賃貸借契約となり、敷金・仲介手数料・保険料の支払いが発生します。オフィス移転の敷金は月額賃料の6ヵ月～12か月が相場でかなり高額なので、事前に資金調達を行っておきましょう。