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オフィス移転をする場合はクライアントや取引先へ、移転の連絡をする必要があります。
移転先を伝えておかないと、書類などの郵便物が届かなかったりするだけでなく、
相手に対して失礼なので事前に「移転案内状」を準備しておきましょう。
①メールで担当者へ報告
オフィス移転の予定日が決まったら、まずは普段連絡を取っている担当者へメールで移転報告を行います。
付き合いの深い企業同士ではオフィス移転の際には「移転祝い」を送るケースが一般的ですので、
予め担当者に報告しておくと先方も準備がしやすく親切です。
また、最近取引がない企業やあまり深い関わりがなくて「移転案内状」を送る予定のない企業に対しては、
メールにて移転予定日などのスケジュールを報告するようにしましょう。
■メールの内容
- 移転日
- 移転先住所
- 電話番号（変更する場合）
- ファックス番号
- 最寄駅からの地図
移転作業や引越し作業で営業時間の変更や休業日が発生する場合は詳細をメールに記載しましょう。
■メールの例）
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いつもお世話になっております。
株式会社○○の○○でございます。
この度弊社オフィスを下記住所へ移転することとなりました。
＜新住所＞
〒XXX-XXXX
東京都〇〇区〇〇一丁目〇〇〇番地 〇〇ビルディング19階
※電話番号・ＦＡＸ番号の変更はございません。
2019年〇月〇日(月)より新オフィスでの営業となります。
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弊社都合でお手数をお掛け致しますが、
ご確認よろしくお願いいたします。
②「移転案内状」の送付
メールでの移転報告とは別に取引先や取引銀行に対して、「移転案内状」を送付します。
移転案内状には移転先の住所や電話番号などの基本的な変更内容の他に、移転に伴うあいさつ文などを添えることが多いです。
また、「移転案内状」は通常、移転日の２週間前～１か月前に届くように送付します。
■のあいさつ文例）
移転のご案内
謹啓 ○○の候 貴社ますますご盛栄の段 大慶に存じます
平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます
このたび 弊社は左記の通り移転することになりましたので
謹んでご案内申し上げます
これを機に従業員一同一層の精進に努め ご期待にお応えして参りたいと存じます
今後とも倍旧のご支援ご鞭撻を賜わりますようお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中にて ご挨拶かたがたお願い申し上げます
謹言
令和○○年○月