オフィス移転での取引先への対応

企業がオフィスを移転する際は、クライアントや取引先への事前連絡が必須です。
連絡がないと、郵便物が届かないなどの支障が出る恐れがあります。
また、相手に失礼となるため、「移転案内状」やメールを早めに用意しましょう。

①担当者へまずはメール連絡を

移転日が決まったら、まずは日常的にやり取りしている担当者へ連絡します。
深い取引のある企業では、「移転祝い」を贈ることも多いためです。
先に伝えておくことで、相手も準備しやすくなります。

一方で、しばらく連絡がない企業には、案内状を送らないケースもあります。
その場合でも、最低限の情報をメールで伝えておくのが望ましいです。

■メールの内容

• 移転日
• 移転先住所
• 電話番号（変更する場合）
• ファックス番号
• 最寄駅からの地図

移転作業や引越し作業で営業時間の変更や休業日が発生する場合は詳細をメールに記載しましょう。

■メールの例

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いつもお世話になっております。

株式会社○○の○○でございます。

この度弊社オフィスを下記住所へ移転することとなりました。

＜新住所＞

〒XXX-XXXX

東京都〇〇区〇〇一丁目〇〇〇番地 〇〇ビルディング19階

※電話番号・ＦＡＸ番号の変更はございません。

2019年〇月〇日(月)より新オフィスでの営業となります。

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弊社都合でお手数をお掛け致しますが、

ご確認よろしくお願いいたします。

②「移転案内状」の送付

メールでの移転報告とは別に取引先や取引銀行に対して、「移転案内状」を送付します。
移転案内状には移転先の住所や電話番号などの基本的な変更内容の他に、移転に伴うあいさつ文などを添えることが多いです。
また、「移転案内状」は通常、移転日の２週間前～１か月前に届くように送付します。

■あいさつ文例

移転のご案内

謹啓　○○の候　貴社ますますご盛栄の段　大慶に存じます
平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます
このたび　弊社は左記の通り移転することになりましたので
謹んでご案内申し上げます
これを機に従業員一同一層の精進に努め　ご期待にお応えして参りたいと存じます
今後とも倍旧のご支援ご鞭撻を賜わりますようお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中にて　ご挨拶かたがたお願い申し上げます
謹言
令和○○年○月