起業・独立時におすすめ!レンタルオフィスが人気な3つの理由とは

多種多様な仕事が増えている昨今では、オフィスの形もさまざまです。自社ビルにオフィスを構える大企業だけでなく、大・中・小それぞれの規模の賃貸オフィスを利用する企業、あるいは一見すると住居のようなSOHOオフィスを構える企業などもあります。
その中でも、レンタルオフィスと呼ばれるタイプのオフィスは、手軽に利用できるオフィスとして人気があります。賃貸オフィスやSOHOオフィスなどとも違う、レンタルオフィスとは一体どのようなスタイルのオフィスなのでしょうか。

 

レンタルオフィスとは

レンタルオフィスとは

レンタルオフィスとは、その名の通りレンタルすることができるオフィスのことです。最近は、レンタルすれば自由にスペースを使っていいレンタルスペースなどというサービスもありますが、レンタルオフィスはレンタルスペースがさらにビジネス向けに対応されたスペースを指します。
レンタルオフィスは、オフィスとして自由に使えるスペースを貸してくれるだけでなく、オフィス家具や電話、無線LANなど、オフィス内装をすべてひっくるめて貸してくれるというサービスです。
レンタルオフィスのサービスや設備の内容は管理会社によって異なりますが、なかにはオフィスの内装や設備だけでなく、受付サービスや秘書サービス、カフェサービスなどもつけることができるレンタルオフィスもあります。
通常の賃貸オフィスとは違い、レンタルオフィスは短期間の契約ができたり、不要になったらすぐにオフィスをたたむことができるなどのメリットもあります。
また、通常のオフィスでは、実際にオフィスを借りるとなるとさまざまな初期費用が発生しますが、レンタルオフィスの場合は初期費用が少なくて済むというのも大きな魅力です。
オフィスのタイプや規模、レンタル価格帯などもバリエーション豊富になっていますから、企業のニーズに合わせたオフィス選びも可能です。そのため、起業・開業時でできるだけ初期費用を抑えたいと考える企業などには特に注目されるオフィスの形といえます。

レンタルオフィスとシェアオフィスの違い

レンタルオフィスは誰でも気軽にレンタルすることができるオフィススペースのことですが、レンタルオフィスと同様に気軽に利用することができるオフィスとして「シェアオフィス」というものがあります。
気軽に借りられるという点では、レンタルオフィスと非常に似ているシェアオフィスですが、レンタルオフィスは自社だけでスペースを占有できるのに対し、シェアオフィスの場合は複数の企業とシェアする必要があるという点が異なります。
どういうことかというと、シェアオフィスではオフィスビルのワンフロアを、複数の企業でシェアして使用します。執務スペースをはじめ、電話やコピー機、無線LANといったオフィスに必要な設備が整ったオフィススペースをそれぞれの企業が譲りあいながらオフィスとして使用したり、一人一人のスペースが間仕切りなどで確保された専用ブースを使用したりすることができます。
シェアオフィスのオフィス形態はシェアオフィスの管理会社によってさまざまなので一概には言い切れませんが、複数の企業とスペースをシェアすることによってオフィス利用のコストがかなり安く抑えられるのが魅力です。
通常の賃貸オフィスでは必須ともいえる初期費用などもほとんどかかりませんし、オフィスを構えてから常に発生する通信費や水道光熱費といったランニングコストもシェアオフィスではほとんどが利用料の中に含まれます。そのため、オフィス利用のためのコストを安く抑えることができ、その分を業務に必要な費用へと変換することができるのです。

レンタルオフィスとコワーキングスペースの違い

短期間の利用などでも気軽に利用できるオフィスとして、レンタルオフィスに注目する企業が増えていますが、気軽に利用できるオフィスという意味ではコワーキングスペースというサービスを利用するという方法もあります。
コワーキングスペースとは、仕事をするために利用することができるオープンスペースを提供してくれるというサービスで、個人での利用はもちろん、複数名での利用も可能です。1か月など多少まとまった期間で利用することもできますが、1日あるいは数時間といった単位で利用することができるところが多いです。
レンタルオフィスの場合は、自社がスペースを占有し、ある程度の期間オフィスとしてその場にとどまるような形でのオフィス利用を希望することが多い(シェアオフィスも同様)のですが、コワーキングスペースではどちらかというとワークスペースが必要な場合にのみ利用するというケースが目立ちます。
フリーランスで仕事をしている人や在宅ワーカーなどはともすると自分一人でずっと仕事と向き合わなければならない場合も多く、孤独感を感じてしまったり、仕事の広がりに限界が感じられることもあるといいます。そんなときコワーキングスペースを利用すると、さまざまな業種の方が共有スペースの中に集まっているので、社会からの孤立感を弱めるとともに新たなビジネスへの広がりを模索することにもつなげられることがあります。
コワーキングスペースによっては、定期的にイベントを行うなどして利用者同士のコミュニケーションが深められるような試みをしているところもあるようです。

レンタルオフィスのメリット

コスト面でのメリット

オフィスに必要なオフィス家具、電話、無線LAN、会議室に受付、時には秘書まで…オフィスに必要なものをすべてレンタルできる「レンタルオフィス」を利用する企業が増えています。レンタルオフィスの魅力は、なんといってもコストが安いという点です。
たとえ賃貸であっても、賃貸オフィスを借りるとなると、入居時には敷金・礼金、保証金、前家賃、仲介手数料といったさまざまな「初期費用」が発生します。オフィスの内装工事も必要な場合が多いですし、新たなオフィスに合わせたオフィス家具なども用意しなければならないでしょう。しかしレンタルオフィスを利用するのであればそんな心配は無用なのです。レンタルオフィスの場合は敷金・礼金などの初期費用はほとんど発生しません。長期間レンタルする場合には保証金が必要な場合もありますが、その場合も1か月~2か月程度というところが多いようです。
また、レンタルオフィスのほとんどがオフィスに必要なものはすべてそろっている状態でスペースを貸し出してくれるので、内装工事を行ったり新たにオフィス家具を入れたりといった手間が不要になります。つまり、レンタルオフィスの場合は賃貸オフィスなどと比べてオフィス開設までの初期費用が大幅にコストカットできるといえます。
さらにレンタルオフィスでは、水道代や光熱費、設備のメンテナンス費用など、オフィスを運営していくにあたり必要なランニングコストは利用料のなかに含まれていますから、オフィス利用を開始してからもお得なのです。

内装やOA機器など環境面でのメリット

レンタルオフィスを利用する大きなメリットのひとつに、オフィスに必要な設備がほぼそろっていること、という点があげられます。
どういうことかというと、通常オフィスを開設する際には、企業の規模に合った大きさのスペース(賃貸オフィスビルなど)を探して契約を結び、入居までの間に内装工事を済ませて、必要なオフィス家具やOA機器を準備し、電話や無線LAN、水道、電気、ガスなどのライフラインの確保なども行わなければなりません。中には前賃借人が使っていた状態のまま居抜き状態で貸してくれる賃貸オフィスなどもありますが、その場合でも通信環境やライフラインなどの確保は自分たちで行うことが前提となります。
ところが、レンタルオフィスであれば、オフィスデスクやオフィスチェア、キャビネット、ホワイトボードに間仕切り…といったオフィス家具類はもちろん、コピー機やプロジェクタなどのOA機器も完備されている場合がほとんどです。
通信環境も、すでに整えられている場合が多く、レンタルを開始したその日からすぐにオフィスとして利用することが可能なのです。
レンタルオフィスなのだからあたりまえ、と思うかもしれませんが、実際にオフィスを賃貸してみるとそのメリットは非常に大きく、内装工事やオフィス家具類の準備に必要なコストが抑えられるだけでなく、長期間レンタルオフィスを利用した場合のメンテナンス費用や、光熱費、通信費なども節約できるというメリットがあります。

法人登記できる物件も多い

個人事業主として起業した場合、法人として会社を登記するタイミングを逸してしまいがちなのですが、法人登記を行い法人経営者となれば社会の信用は格段に厚くなり、ビジネスにも大きなメリットとなるでしょう。
法人登記をする場合には、オフィスの所在地を明らかにする必要があります。住宅としての利用を主な目的としている物件を利用したSOHOオフィスの場合は、法人登記が不可能ですが、レンタルオフィスの場合は、利用目的はビジネスですし、レンタルオフィスをオフィスとして法人登記することには法律上なんの制限もありません。
ただし、ごくまれにレンタルオフィスの管理者が法人登記はNGとしているケースもあるので、法事登記を前提としてレンタルオフィスを利用する場合には注意が必要です。

レンタルオフィスならではの使い方

起業時にレンタルオフィス

レンタルオフィスは起業のタイミングでとにかく余計な出費を抑えたいと考える人にはピッタリのサービスといえるでしょう。
個人で起業をする場合には、オフィスのコストを節約する方法として、自宅をオフィスとして使用するSOHOや、さまざまな人が利用する共有ワークスペースであるコワーキングスペースや、複数企業でオフィスをシェアするシェアオフィスなどの利用も考えられますが、やはりある程度じっくりと腰を据えてビジネスをスタートさせたいというのであれば、レンタルオフィスがもっとも従来の会社オフィスの形態に近い環境を提供してくれることでしょう。
シェアオフィスやコワーキングスペースなどと違い、他の企業が周辺にいることもないので、セキュリティや仕事に集中できる環境なども手に入ります。
はじめは個人事業主としてビジネスをスタートさせた人でも、いずれは法人登記して会社を大きくしたいと考えていることもあると思います。自宅として利用しているSOHOオフィスの場合などは、法人登記することが難しい場合が多いですが、レンタルオフィスの場合はほとんどが法人登記もOKです。

支店開業時にレンタルオフィス

起業時に限らず、事業拡大を検討している成長中の企業にとってもレンタルオフィスは活用しやすいオフィスサービスといえます。なぜならば、レンタルオフィスは既存企業の支店や営業所としても利用することが可能だからです。
新たな都市に支店や営業所を設ける場合、どんなに入念に物件をチェックしていても、実際に開業してみないとわからない問題点というものがあるはずです。特に営業で外回りをしなければならない場合などは営業所の立地が営業成績に大きく影響することなども考えられます。国内はもちろんのこと、周辺環境がつかみづらい海外などであれば余計でしょう。
そんな時、レンタルオフィスを利用すれば、少ない初期費用でオフィスを開設することができ、スピーディーに事業を展開させることができます。万が一オフィス開設後にその場所が不適当だと感じられた場合にはすぐにオフィスを畳んで撤収することができますから、リスクを最小限に抑えることができますし、オフィス開設後にその土地がビジネスに適しているとわかればあらためてより条件の整ったオフィスビルを賃貸したり、利用したりすることもできます。

打ち合わせ等のミーティングルームとして使う

一般的なオフィスとしての活用ではなく、レンタルオフィスを打ち合わせやミーティングのためのスペースとして利用しているという企業もいます。
通常は一般的なオフィスとして活用されるレンタルオフィスを、自社専用の会議・ミーティングスペースとして確保しておく、というものです。
すでに賃貸オフィスなどを構えている企業でも、予算の都合から会議室を持っていない場合がありますし、会議室の数が少なく、会議室の利用を頻繁に調整しなければならないケースもあります。レンタルオフィスよりも簡易的なレンタルスペースを会議室として確保するケースもあるようですが、レンタルオフィスの場合は執務スペースもしっかり整っているので、会議がある日はレンタルオフィスで仕事をこなし、その合間で会議やミーティングを行うといった利用ができるのです。
またレンタル会議室のように必要な時に必要な時間だけ確保できるサービスもありますが、その場合は満室だと利用することができません。しかしレンタルオフィスをキープしておけば、いつでも会議室を利用できるのです。

レンタルオフィスに向いてる企業(職種)とは

コストを抑えてオフィスを開設することができるレンタルオフィスは、起業家をはじめ、さまざまな企業の営業所や支店として、あるいはメインのオフィスとは別のワーキングスペースなどとして、幅広く活用されています。
基本的に、ビジネスでの利用であればレンタルオフィスはどのような企業であっても利用することができますが、パソコンさえあればひととおりの仕事を完了させることができるIT関連の仕事(プログラマーやSEなど)や、デザイン、ライターなどの仕事などは、レンタルオフィスでも一般的なオフィススペースを借りた場合とほとんど変わらない環境で仕事を行うことができるでしょう。
特定の場所で行われる期間限定のプロジェクトなどで、急遽オフィスが必要となった場合などにも、即利用が可能なレンタルオフィスは便利ですし、国内外を問わず現地に赴いてビジネスをする場合に現地の状況がよくわからなくても「とりあえずのオフィス」としてレンタルオフィスは便利です。
特に海外に進出する企業の場合は、現地の状況がよくわからず、オフィス開設に思いのほか時間がかかってしまうケースも少なくありません。国内で営業しているレンタルオフィス業者の中には、海外にレンタルオフィスを展開している業者もあるので、あらかじめ日本でレンタルオフィスを探すことも可能です。実際に海外拠点としてレンタルオフィスを使用してみて、状況がよければそのまま利用すればOKですし、合わなければ速やかにオフィスを畳んで別の場所に拠点を移すことも可能です。
特定の設備が必要な仕事の場合はレンタルオフィスの利用は不向きですが、パソコンにデスク、チェア、会議室、無線LAN…といった定番のオフィス設備で仕事がこなせる職種であれば、レンタルオフィスはとても便利に活用することができるのです。

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