更新日：2026年7月5日
オフィス移転が決まると、内装や引っ越しの手配に追われる一方で、意外と後回しになりがちなのが取引先や関係者への挨拶です。「文面はこれで失礼にならないか」「いつ、誰に送ればいいのか」——正解が見えないまま、会社の信用に関わるかもと不安を抱えている総務担当の方は少なくありません。この記事では、取引先向け・社内向けそれぞれのコピペで使える文例、移転日から逆算した送付スケジュール、抜け漏れを防ぐ必須項目チェックリストをまとめました。挨拶状は3〜4か月前から準備が必要なものもあります。上から順に進めれば、社内外に漏れなく失礼なく移転挨拶を完了できます。
オフィス移転の挨拶で押さえる基本マナー
まずは挨拶の「型」を押さえておくと、この先の作業で迷わなくなります。ここでは手段の使い分け、送る相手と時期の優先度、差出人住所の扱いという3つの基本を整理します。
挨拶状・メール・はがき・封書の使い分け
移転挨拶の手段は大きく分けて「挨拶状（はがき・封書）」と「メール」の2つです。どちらが正しいというより、相手との関係性と格式で使い分けます。重要な取引先や普段から書面でやり取りする相手には挨拶状、日常的にメールでやり取りしている相手にはメール、というのが基本の考え方です。
迷ったら「相手が失礼だと感じないか」を基準に選ぶと失敗しません。長年の主要取引先にメール1本だけで済ませると軽く見られることがあり、逆にメールが主体の相手に大量の封書を送っても手間をかけさせるだけ、という判断です。
| 手段 | 向いている相手 | 格式 |
|---|---|---|
| 封書の挨拶状 | 重要取引先・目上・金融機関 | 最も丁寧 |
| はがきの挨拶状 | 一般の取引先・関係各位 | 丁寧 |
| メール | 日常的にメールでやり取りする相手 | 略式 |
実務では「主要取引先には封書、その他の取引先にははがき、日々の担当者にはメール」という3段構えにすると、格式と手間のバランスが取りやすくなります。
誰に・いつまでに送るか（送付範囲と優先度）
送り漏れは信用問題に直結するため、まず送付先を洗い出してリスト化します。過去の請求書・名刺・年賀状のやり取りをたどると、抜けを防ぎやすくなります。
- 取引先（仕入先・販売先・外注先）
- 金融機関・保険・リース会社
- 士業（顧問税理士・社労士・弁護士など）
- 官公庁・業界団体の担当窓口
- グループ会社・関連会社
- 社員・アルバイト（社内通知）
優先度は「連絡先が変わることで実害が出る相手」から高く設定します。請求書や郵便物が旧住所に届いてしまうと業務が滞るため、日常的に郵送・配送のある相手を最優先に押さえておくと安心です。
差出人住所は旧住所か新住所か
挨拶状の差出人住所は、原則として新住所を記載します。相手が受け取った後に連絡を取る際、新しい住所へアクセスできるようにするためです。ただし移転前に届くはがき・封書では、本文中に「新旧の住所と移転日」を明記し、どちらが現在有効なのかを相手が誤解しないようにします。
封筒の差出人欄と本文の記載が食い違うと相手を混乱させます。「移転日を境に有効な住所が切り替わる」ことが一目で分かるよう、本文で旧住所・新住所・移転日をセットで示すのがポイントです。
移転挨拶の送付時期と逆算スケジュール
移転挨拶は「早すぎても忘れられ、遅すぎると失礼」になります。移転日を起点に逆算して準備すると、印刷の手配漏れや送付遅れを防げます。ここでは挨拶状とメール、それぞれの目安を示します。
挨拶状は3〜4か月前から準備する
印刷を伴う挨拶状は、文面確定から印刷会社への発注、校正、納品までで数週間かかります。デザインや宛名印刷を外注する場合はさらに余裕が必要です。移転の3〜4か月前には送付先リストと文面の作成に着手しておくと、直前に慌てずに済みます。
「まだ先のこと」と感じるかもしれませんが、この時期は内装工事や引っ越し業者の選定とも重なります。挨拶状の準備だけ切り離して早めに動かしておくと、後半の負担が大きく軽くなります。
相手に届くのは移転1か月前〜遅くとも2週間前
挨拶状が相手に届くタイミングは、移転の1か月前から遅くとも2週間前までが目安です。早すぎると新住所を控え忘れられ、直前すぎると相手側の住所録更新が間に合いません。この1〜2週間の幅を狙って投函日を決めます。
逆算すると、投函は移転の3〜4週間前。そこから印刷納期を差し引くと、発注は移転の1.5〜2か月前が現実的なラインです。
メールは略式として10日前までに
メールでの挨拶は、挨拶状より簡便な略式という位置づけです。とはいえ直前では相手の予定に反映されないため、移転の10日前ごろまでには送っておくのが無難です。挨拶状を送る相手にメールも併用する場合は、メールで先に一報を入れ、正式な挨拶状を後追いで届ける形にすると丁寧です。
挨拶文に必ず入れる項目チェックリスト
文例をそのまま使う前に、抜け漏れがないかを確認できるよう必須項目を整理します。ここが埋まっていれば、どの文面でも「情報不足で問い合わせが来る」事態を防げます。
新住所・電話/FAX・移転日・営業開始日
相手が住所録や連絡先を更新するために不可欠な情報です。次の項目は必ず盛り込みます。
- 新住所（郵便番号・ビル名・階数まで）
- 新しい電話番号・FAX番号（変更がなければ「変更なし」と明記）
- 移転日
- 新オフィスでの営業開始日
電話番号が変わらない場合でも、あえて「電話・FAX番号に変更はございません」と書いておくと、相手が古い番号を消してしまう事故を防げます。
休業期間・地図URL・アクセス
引っ越し作業で連絡が取りづらくなる期間があれば、休業期間として明記します。相手が急ぎの連絡を避けられ、トラブルの芽を摘めます。あわせて新オフィスの地図URLや最寄り駅からのアクセスを添えると、来訪予定のある相手に親切です。
紙の挨拶状では簡易地図、メールでは地図サービスのURLというように、手段に応じて案内方法を変えると読み手の負担が減ります。
冒頭の感謝と結びの依頼文
移転の事実だけを並べると事務連絡のように読まれてしまいます。冒頭に日頃の感謝、結びに今後の変わらぬ付き合いをお願いする一文を添えることで、挨拶状としての体裁が整います。定型句で構いませんが、この2文があるかないかで印象が大きく変わります。
【コピペ可】取引先向け 移転挨拶の文例
ここからは実際に使える文例です。自社の情報に置き換えるだけで使えるよう、必須項目を差し込む形で用意しました。挨拶状・メール・一斉送信の実務マナーの順に紹介します。
挨拶状（封書・はがき）の文例
格式を保つため、時候の挨拶から入る縦書き・横書き共通の文面です。
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、このたび弊社は業務拡大に伴い、下記の通り事務所を移転する運びとなりました。これを機に、社員一同さらなる努力を重ねてまいる所存でございます。今後とも一層のご支援を賜りますよう、心よりお願い申し上げます。
まずは略儀ながら書中をもちましてご挨拶申し上げます。 敬具
記
新住所 〒000-0000 ○○県○○市○○1-2-3 ○○ビル5階
電話番号 00-0000-0000（FAX 00-0000-0000）
移転日 2026年○月○日
新オフィス営業開始日 2026年○月○日
以上
「業務拡大に伴い」の部分は、実際の理由に合わせて「組織再編に伴い」「事業所統合に伴い」などへ置き換えます。理由をぼかしたい場合は「諸般の事情により」でも問題ありません。
移転挨拶メールの文例
日常的にメールでやり取りする担当者向けの、簡潔な文面です。
件名：【事務所移転のお知らせ】株式会社○○
○○株式会社
○○部 ○○様
いつも大変お世話になっております。株式会社○○の○○です。
このたび弊社は、下記の通り事務所を移転する運びとなりましたのでお知らせいたします。
■移転日：2026年○月○日
■新住所：〒000-0000 ○○県○○市○○1-2-3 ○○ビル5階
■電話／FAX：00-0000-0000／00-0000-0000（変更ございません）
■新オフィス営業開始日：2026年○月○日
■アクセス：○○線○○駅より徒歩5分
■地図：（地図URL）
なお、移転作業に伴い○月○日から○月○日まで、お電話がつながりにくくなる場合がございます。ご不便をおかけしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
今後とも変わらぬお引き立てのほど、よろしくお願い申し上げます。
件名・BCCなど一斉送信の実務マナー
取引先へメールを一斉送信するときは、宛先の扱いに最も注意が必要です。複数の取引先をTOやCCに入れると、他社のアドレスが互いに見えてしまい情報漏えいになります。一斉送信は必ずBCCを使います。
- 件名は「【事務所移転のお知らせ】社名」で内容が一目で分かるようにする
- TOには自社アドレスを入れ、送付先はすべてBCCに入れる
- 送信前に宛先件数とBCC欄を必ず二度確認する
- 重要取引先には一斉送信ではなく個別送信で対応する
BCCのつもりがCCに入っていた、という事故は現実に多発しています。面倒に感じても、送信ボタンを押す前の宛先チェックだけは省かないことが、最大のリスク回避になります。
【コピペ可】社内向け 移転挨拶メールの文例
社内向けは格式より「必要な行動を漏れなく伝える」ことが目的です。全社通知と、より詳細な部署・関係者向けの2パターンを用意しました。
全社通知の文例
件名：【重要】オフィス移転のお知らせ（○月○日〜）
社員各位
お疲れさまです。総務部です。
かねてより準備を進めておりましたオフィス移転について、下記の通り実施します。各自、移転日前後のスケジュールをご確認ください。
■移転日：2026年○月○日（○）
■新オフィス：〒000-0000 ○○県○○市○○1-2-3 ○○ビル5階
■新オフィス業務開始：2026年○月○日（○）
■最終出社（旧オフィス）：○月○日
■荷造り期限：○月○日までに各自のデスク周りを完了
詳細な移転手順・持ち物・当日の動きは、別途共有するマニュアルをご確認ください。ご不明な点は総務部○○までお問い合わせください。よろしくお願いします。
部署・関係者向けの文例
設備やシステムなど、部署ごとに個別対応が必要な相手にはより具体的に伝えます。
件名：【○○部向け】移転に伴う機材・回線の切替について
○○部の皆さま
お疲れさまです。総務部です。
オフィス移転に伴い、○○部で使用中の機材・ネットワーク回線の切替を下記の通り行います。業務への影響が出る時間帯がありますので、事前にご調整をお願いします。
■回線切替：○月○日 ○時〜○時（この間、社内ネットワーク／電話が停止）
■機材の梱包期限：○月○日 ○時まで
■新オフィスでの復旧予定：○月○日 ○時
停止時間帯に外部との重要な連絡が入らないよう、取引先への事前案内をお願いします。ご協力よろしくお願いします。
無料で使えるテンプレート（Word）と作成のコツ
文例を自社用に整えるなら、Wordのテンプレート形式で管理しておくと使い回しが利きます。ここでは用途別のテンプレート構成と、印刷手配のコツを紹介します。
はがき用・封書用テンプレート
テンプレートは「はがき用（簡潔）」と「封書用（丁寧）」の2種類を用意しておくと、相手の格に応じて使い分けられます。Wordで作る場合は、差し替えが必要な箇所を〔 〕で囲っておくと、次回以降の編集や担当者の引き継ぎがスムーズです。
- はがき用：時候の挨拶＋移転の告知＋新住所・移転日を簡潔に
- 封書用：はがき用の内容に、感謝の一文と結びの依頼文を加える
- 共通：新旧住所・電話／FAX・移転日・営業開始日は〔 〕で可変化
宛名印刷を行う場合は、Wordの差し込み印刷機能とExcelの宛先リストを組み合わせると、大量送付でも一括で処理できます。
印刷手配と発注スケジュール
印刷会社に発注する場合、通常の納期に加えて校正のやり取りで数日〜1週間かかります。特に宛名印刷や紙質にこだわる場合は余裕を持って動きます。
- 移転2か月前：文面確定・送付先リスト完成
- 移転1.5か月前：印刷会社へ発注・初校確認
- 移転1か月前：納品・宛名印刷・投函
枚数が少なければ自社プリンターでの印刷でも問題ありませんが、100通を超えるなら印刷会社に任せたほうが仕上がりも作業効率も安定します。
よくある失敗と注意点
移転挨拶でつまずきやすいポイントは、事前に知っておけば大半が防げます。ここでは特に信用に関わる3つの失敗を取り上げます。
事後報告・送付漏れを防ぐ
最も避けたいのが「移転後に気づいて挨拶が事後になる」ことと「一部の取引先に送り忘れる」ことです。どちらも相手に軽視された印象を与えます。送付先リストを一元管理し、送付済みかどうかをチェック欄で管理すると漏れを防げます。
担当が複数人にまたがる場合は、リストを共有ファイルにして「誰がどこまで送ったか」を可視化しておくと、二重送付や抜けが起きにくくなります。
BCC事故・宛名間違いを避ける
前述のBCC漏れに加えて、宛名の会社名・役職名の間違いも信用を損ないます。特に差し込み印刷では、リストのズレで宛名と本文が食い違う事故が起きやすいため、印刷後に数件を抜き取って目視確認します。手間に見えますが、送ってしまった後の謝罪コストに比べれば圧倒的に軽い作業です。
はがきと封書の選択ミス
主要取引先にはがき1枚で済ませてしまうと、格式の面で軽く見られることがあります。逆に、日常的なやり取り相手に丁寧すぎる封書を送ると、相手に開封の手間をかけさせます。相手との関係性を基準に、はがきと封書を選び分けることが失敗回避のポイントです。迷ったら、格上・重要度の高い相手ほど封書、と覚えておくと判断がぶれません。
手土産・近隣挨拶・お返しのマナー
書面やメールの挨拶に加えて、対面での挨拶や手土産が必要になる場面があります。ここでは菓子折りの要否、近隣への挨拶、移転祝いへのお返しを整理します。
菓子折り・のしの要否
取引先へ直接出向いて挨拶する場合や、旧オフィスでお世話になったビル管理者へは、菓子折りを持参すると丁寧です。金額の目安は3,000〜5,000円程度で、のしは紅白の蝶結び、表書きは「御挨拶」が一般的です。全取引先に配る必要はなく、対面で挨拶する相手やお世話になった相手に絞れば十分です。
近隣（ビル管理者・新旧オフィス周辺）への挨拶
見落とされがちですが、新オフィスのビル管理会社や隣接するテナントへの挨拶は、その後の関係を円滑にします。共用部の使い方や搬入時のルールなど、早めに顔つなぎしておくとトラブルを避けられます。旧オフィス側でも、退去時にビル管理者へ一言挨拶しておくと印象よく締めくくれます。
移転祝いをもらったときのお返し
取引先から移転祝いや花などをいただいた場合は、お返しを検討します。基本はお礼状ですぐに感謝を伝え、品物でのお返しをする場合はいただいた金額の3分の1〜半額程度が目安です。高額な祝いには「内祝」として品物を、それ以外はお礼状のみでも失礼にはあたりません。まずはお礼状を早めに出すことが最優先です。
挨拶と合わせて進める住所変更対応
移転挨拶は、住所変更という大きな作業の一部です。挨拶で外部に新住所を告知したら、社内外の各種表記や届出も並行して更新します。ここで全体像を押さえておくと、抜けを防げます。
名刺・封筒・会社案内・Webサイトの更新
旧住所のまま残ると、挨拶状で告知した内容と矛盾してしまいます。次のものは移転日に合わせて差し替えます。
- 名刺・社用封筒・レターヘッド
- 会社案内・パンフレット・請求書のフォーマット
- Webサイトの会社概要・フッター・お問い合わせページ
- Googleビジネスプロフィールなどの地図情報
- メール署名・各種SNSのプロフィール
特にWebサイトと地図情報は、来訪者が最初に参照する場所です。移転日当日に古い住所が残らないよう、更新作業の担当と期限を決めておきます。
登記・各種届出のチェックリスト
本店移転には法的な届出が伴います。期限のあるものが多いため、挨拶と並行して進めます。
- 法務局：本店移転登記（原則、移転日から2週間以内）
- 税務署・都道府県税事務所・市区町村：異動届出書
- 年金事務所・労働基準監督署・ハローワーク：所在地変更の届出
- 金融機関・リース・保険会社：住所変更手続き
- 郵便局：転居・転送サービスの届出
登記は期限を過ぎると過料の対象になることがあるため、司法書士に依頼するか、社内で期限管理を徹底します。届出先が多く煩雑に感じますが、チェックリスト化して一つずつ消し込めば確実に完了できます。
よくある質問
この記事に関してよく寄せられる質問をまとめました。
オフィス移転の挨拶はいつ送ればいいですか？
挨拶状は相手に移転の1か月前〜遅くとも2週間前に届くよう投函します。印刷を伴うため準備は3〜4か月前から始めると安心です。メールは略式として、移転の10日前ごろまでに送るのが目安です。
挨拶はメールだけで済ませても失礼になりませんか？
日常的にメールでやり取りしている相手であればメールのみでも問題ありません。ただし、長年の主要取引先や目上の相手には挨拶状（はがき・封書）を送るほうが丁寧です。メールで先に一報し、後から挨拶状を届ける併用も効果的です。
取引先へ一斉送信するときの注意点は？
複数の取引先へ同時に送る場合は、必ずBCCを使います。TOやCCに入れると他社のアドレスが互いに見えてしまい、情報漏えいになります。送信前に宛先欄を二度確認し、重要取引先には個別送信で対応すると確実です。
手土産は用意したほうがいいですか？
全取引先に配る必要はありません。直接出向いて挨拶する相手や、旧オフィスでお世話になったビル管理者などに絞って、3,000〜5,000円程度の菓子折りを持参すれば十分です。表書きは「御挨拶」が一般的です。
移転挨拶と一緒に済ませておくべき手続きは？
名刺・封筒・会社案内・Webサイト・メール署名の住所更新に加え、本店移転登記（移転日から原則2週間以内）や税務署・年金事務所などへの届出があります。期限のある届出はチェックリストで管理しましょう。
まとめ｜文例とチェックリストで移転挨拶を漏れなく
オフィス移転の挨拶は、正しい型さえ押さえれば失礼なく完了できます。手段を相手の格で使い分け、移転日から逆算してスケジュールを組み、必須項目を漏れなく盛り込む——この3点が土台です。
- 手段は相手との関係性で使い分ける（重要取引先は封書、日常はメール）
- 挨拶状は3〜4か月前から準備し、1か月前〜2週間前に届くよう投函する
- 新住所・電話／FAX・移転日・営業開始日は必ず記載する
- 一斉送信はBCCを徹底し、宛名の間違いを送信前に確認する
- 挨拶と並行して住所変更・登記・各種届出を進める
まずは送付先リストの作成と文面の確定から着手してください。この記事の文例とチェックリストを手元に置いて一つずつ進めれば、多忙な移転準備のなかでも、社内外への挨拶を確実にやり遂げられます。
